Insights · Checkliste
Die 7 häufigsten Fehler in Eventtechnik-Ausschreibungen
Die meisten teuren Überraschungen in der Eventtechnik entstehen nicht auf der Bühne, sondern im Ausschreibungstext. Diese sieben Fehler sehen wir am häufigsten — und so umgehen Sie jeden.
Eine Ausschreibung ist kein Bestellzettel, sondern die Architektur der späteren Vergabe. Ist sie unscharf, werden Angebote unvergleichbar, Risiken unsichtbar und Nachträge unvermeidlich. Die gute Nachricht: Fast alle Fehler lassen sich vor dem Versand abstellen.
Was die einzelnen Fehler kosten, zeigt sich selten sofort — es summiert sich: ein Nachtrag hier, ein Risikoaufschlag dort, eine Vergabe, die im Nachhinein niemand mehr erklären kann. Wer die folgenden Punkte abhakt, bevor die Unterlagen rausgehen, erspart sich genau diese Diskussionen.
Produkte benennen statt Funktionen beschreiben
„Wir brauchen ein bestimmtes Lautsprecher-System“ engt den Wettbewerb ein und macht Angebote unvergleichbar — bei öffentlichen Verfahren ist die fehlende Produktneutralität sogar rügefähig.
Besser: funktional ausschreiben — Zielwerte statt Fabrikate (z. B. gleichmässige Pegelverteilung und definierte Sprachverständlichkeit), Fabrikate höchstens als „oder gleichwertig“.Scope und Schnittstellen offen lassen
Wer stellt Strom, Internet, Rigging-Punkte, Bühne und Traversenlast? Was ist bauseits, was Teil des Auftrags? Fehlt diese Abgrenzung, kalkuliert jeder Bieter etwas anderes — oder gar nicht.
Besser: eine explizite Schnittstellenliste und eine Aufstellung der bauseitigen Leistungen beilegen.Leistungsverzeichnis ohne Mengengerüst
„Tontechnik nach Bedarf“ ist nicht ausschreibbar. Ohne Positionen, Stückzahlen und Einheiten werden Angebote zu Schätzungen, die sich nicht gegenüberstellen lassen.
Besser: ein Positionsverzeichnis mit Mengen, Einheiten und klar gekennzeichneten Eventualpositionen.Termine unrealistisch oder unvollständig
Auf- und Abbaufenster, Anlieferzeiten, Proben und Show-Zeiten fehlen oder sind zu knapp. Das führt zu Risikoaufschlägen, Crew-Konflikten oder späten Diskussionen über Nacht- und Wochenendarbeit.
Besser: ein belastbarer Zeitplan von Anlieferung über Soundcheck und Doors bis Abbau — inklusive Puffer und Übergabepunkten.Nur der Preis entscheidet
Wird allein über die Angebotssumme vergeben, gewinnt der günstigste, nicht der tragfähigste Anbieter. Zu kleine Crews, fehlende Redundanz oder unrealistische Logistik tauchen dann erst vor Ort auf.
Besser: eine gewichtete Wertung aus Qualität, Risiko, TCO und Termin-Realismus — wie in unserem Bewertungs-Schema.Bieterkommunikation nicht geregelt
Ohne definierte Frage-Antwort-Phase werden Hinweise nur an einzelne Bieter gegeben. Das erzeugt ungleiche Informationsstände, den Anschein der Bevorzugung — und im öffentlichen Verfahren erneut Rügerisiko.
Besser: eine zentrale Q&A-Frist, Antworten als Addendum an alle, ein einziger Kommunikationskanal.Abnahme und Dokumentation vergessen
Kein Abnahmeprotokoll, keine Anforderung an Redundanz, Safety oder Dokumentation: Am Ende steht Aussage gegen Aussage, ob das Gelieferte dem Bestellten entspricht.
Besser: Abnahmekriterien, Test- und Abnahmeprotokoll sowie Safety- und Redundanzanforderungen schon in die Ausschreibung schreiben.Kurz-Check vor dem Versand
- Funktional statt produktbezogen beschrieben?
- Scope und Schnittstellen vollständig abgegrenzt?
- Mengengerüst mit Positionen und Einheiten hinterlegt?
- Realistischer Zeitplan inklusive Auf- und Abbau?
- Gewichtete Wertung statt reinem Preisvergleich?
- Q&A-Phase und Addendum-Logik geregelt?
- Abnahme, Safety und Dokumentation definiert?
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Wir prüfen Ihren Entwurf neutral auf genau diese Schwachstellen — im Erstgespräch unverbindlich.
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