Insights · Muster
Sample-RFP: So sieht ein vergabefähiges Lastenheft aus
Ein Lastenheft ist vergabefähig, wenn jeder Bieter daraus dasselbe versteht. Hier ein anonymisiertes Muster — Abschnitt für Abschnitt, am Beispiel einer zweitägigen Fachkonferenz.
Das folgende Gerüst zeigt, welche Abschnitte ein belastbares Lastenheft (RFP) für Veranstaltungstechnik enthalten sollte. Werte und Mengen sind exemplarisch und anonymisiert — die Struktur ist es, auf die es ankommt.
Vergabefähig heisst: produktneutral, eindeutig, vollständig und bewertbar. Jede Position muss so beschrieben sein, dass zwei Anbieter dasselbe darunter verstehen — und sich ihre Angebote hinterher vergleichen lassen. Die Reihenfolge der Abschnitte ist dabei kein Zufall: Sie führt den Bieter vom Rahmen über den Leistungsumfang bis zur Wertung und lässt keine Lücke für Interpretation.
1. Projektrahmen und Eckdaten
- Anlass: zweitägige Fachkonferenz mit Vorträgen, Panels, Workshops und Abendanlass
- Teilnehmende: ca. 400 Personen
- Räume: Plenum (400 PAX) plus 3 Breakout-Räume (je ca. 80 PAX)
- Ort: Kongresszentrum (Adresse, Raumpläne als Anhang)
2. Leistungsumfang nach Gewerken
- Audio: Beschallung Plenum und Breakouts, Konferenz- und Funkmikrofone, Einspielwege
- Video: Bühnen-LED, Kamera und Bildregie im Plenum, Projektion in den Breakouts
- Licht: Bühnen- und Konferenzlicht, Grundausleuchtung
- Rigging, Strom, Netzwerk: Traversen, Stromverteilung, Technik-WLAN/LAN
- Dolmetschung: 2 Sprachen, Kabinen, Empfangsgeräte
- Operating: benanntes Bedienpersonal je Gewerk und Raum
3. Mengengerüst
- Plenum: Line-Array L/R inkl. Subs, Bühnen-LED (m² angeben), 3 Kameras, Bildregie, Rednerpult-Mikrofon, 4 Funkstrecken
- Breakouts (je): Projektion/Display, Beschallung, 2 Funkmikrofone
- Dolmetschung: 2 Kabinen, 200 Empfangsgeräte
- Eventualpositionen: Aufzeichnung, Livestream, Zusatzmikrofone — klar als optional gekennzeichnet
4. Schnittstellen und bauseitige Leistungen
- Bauseits: Hausstrom/CEE-Verteilung, Rigging-Punkte mit Traglastnachweis, Internet-Uplink, Bühne/Podest
- Zufahrt/Logistik: Anlieferfenster, Lift, Lagerflächen
- Offen ausweisen: was der Bieter stellt und was er voraussetzt
5. Termine und Ablauf
- Tag −1: Aufbau, Verkabelung, Technik-Check, Abendprobe
- Tag 1–2: Soundcheck, Doors, Programm, täglicher Reset
- Tag 2 Abend: Abbau und Verladung
- Mit Puffern und definierten Übergabepunkten
6. Crew, Redundanz und Safety
- Mindest-Crew je Phase und Gewerk, mit benannten Verantwortlichen
- Redundanz für Plenum-Beschallung und Bildregie
- Safety: Rigging-Nachweise, Sachkundige, Ausfallkonzept
7. Zuschlagskriterien
- Qualität / Technik-Fit — 30 %
- Risiko / Redundanz — 25 %
- TCO — 30 %
- Termin-Realismus — 15 %
Wie diese Matrix in der Praxis rechnet, zeigt unser Bewertungs-Schema.
8. Angebotsabgabe und Bieterkommunikation
- Form: positionsweise nach Leistungsverzeichnis, damit Angebote vergleichbar bleiben
- Q&A: zentrale Frist, Antworten als Addendum an alle Bieter
- Fristen: Abgabetermin und Angebotsgültigkeit klar benannt
9. Abnahme und Dokumentation
- Technik-Abnahme vor Doors mit Funktionstests und Protokoll
- Dokumentation: Patch-, Rigging- und Strompläne
- Übergabe: Abnahmeprotokoll und kurze Lessons-Learned-Runde
Was das Lastenheft zusammenhält
Drei Dinge entscheiden, ob aus guten Abschnitten ein belastbares Dokument wird:
- Versionierung: ein klarer Versionsstand, damit alle Bieter dieselbe Fassung bewerten.
- Anhänge statt Fliesstext: Raumpläne, Traglastnachweise und Zeitplan gehören in die Anlage.
- Ein Ansprechpartner: ein definierter Kanal für Rückfragen, damit keine Information nur an Einzelne fliesst.
- Vertraulichkeit: bei sensiblen Projekten eine NDA-Logik, bevor Detailunterlagen, Pläne und Mengengerüste an Bieter gehen.
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