ROSSBACH MICE-Planungsbuero
Independent Tender Advisory for MICE Technology
Vergabefähige Ausschreibungen für temporäre MICE- und Eventtechnik.
Neutral. Technisch belastbar. Dokumentierbar.
Ich unterstütze Venues, Corporates, Agenturen und öffentliche Auftraggeber im DACH-Raum dabei, technische Leistungen sauber zu spezifizieren, Angebote vergleichbar zu machen und Vergabeentscheide nachvollziehbar zu dokumentieren.
1. Positionierung
Das MICE-Planungsbuero ist kein Technikdienstleister, keine Eventagentur und kein Vermieter.
Der Fokus liegt auf hersteller- und anbieterneutraler Ausschreibungserstellung, Offertprüfung und Vergabebegleitung für temporäre Eventtechnik und Produktionsdienstleistungen.
Kernnutzen:
• klare Leistungsbeschriebe statt vager Briefings
• vergleichbare Offerten statt uneinheitlicher Anbieterangebote
• sichtbare Risiken vor Vertragsabschluss
• nachvollziehbare Bewertungsmatrix
• auditierbare Vergabeempfehlung
• operative Abnahme- und Betriebslogik von Anfang an
2. Kernnutzen
Vergleichbarkeit:
Angebote werden technisch und kaufmännisch vergleichbar. Scope, Annahmen, Schnittstellen und Leistungsgrenzen werden sichtbar.
Risikoreduktion:
Technische, terminliche und organisatorische Risiken werden vor der Vergabe erkannt und bewertet.
Entscheidungssicherheit:
Bewertungsmatrix und Entscheidnotiz schaffen Transparenz für Einkauf, Projektleitung, Management und formale Verfahren.
Umsetzungssicherheit:
Abnahmekriterien, Dokumentationspflichten und Betriebsrealität werden bereits in der Ausschreibung berücksichtigt.
Neutralität:
Keine eigene Vermietung, keine Anbieterbindung, keine Provisionen und keine Kickbacks.
3. Leistungen
Ausschreibung / RFP:
Lastenheft, Leistungsbeschrieb, Scope, Schnittstellen, Verantwortlichkeiten, Annahmen, Abnahmekriterien und Dokumentationspflichten.
Bieterprozess:
Q&A-Management, Klärungsrunden, Site-Visits, Addenda, Versionierung und strukturierte Kommunikation.
Offertprüfung & Wertung:
Formale Prüfung, Plausibilisierung, TCO-, Risiko-, Termin- und Compliance-Check mit Bewertungsmatrix.
Vergabebegleitung:
Vergabeempfehlung, Entscheidnotiz, Verhandlungsunterstützung und Übergabe an interne Stakeholder oder Umsetzungspartner.
Abnahme & Quality-Review:
Test- und Abnahmeprotokolle, Dokumentationsreview, Lessons Learned und neutrale Zweitmeinung.
4. Ablauf
1. Erstgespräch:
Ziel, Format, Timeline, Stakeholder und Vergabekontext klären.
2. Scope-Definition:
Gewerke, Schnittstellen, Verantwortlichkeiten und Anforderungen strukturieren.
3. Ausschreibungsunterlagen:
RFP / Lastenheft / Leistungsbeschrieb erstellen oder bestehende Unterlagen prüfen.
4. Bieterphase:
Fragen koordinieren, Klärungen dokumentieren und Änderungen versionieren.
5. Offertwertung:
Angebote formal, technisch, kaufmännisch und risikobasiert vergleichen.
6. Vergabeempfehlung:
Entscheidungsgrundlage, Bewertungsmatrix und Empfehlung dokumentieren.
5. Kontakt / Anfrage
Typische Startpunkte:
• Sie planen eine Ausschreibung für temporäre Eventtechnik.
• Sie haben mehrere Offerten und brauchen Vergleichbarkeit.
• Sie möchten eine neutrale technische Zweitmeinung.
• Sie benötigen eine Bewertungsmatrix oder Vergabeempfehlung.
• Sie wollen Risiken, Schnittstellen und Nachträge vor der Vergabe sichtbar machen.
Kontakt:
Jörg Rossbach
ROSSBACH MICE-Planungsbuero
Durschlegistrasse 4a
8873 Amden
Schweiz
E-Mail: j.rossbach@bluewin.ch
Telefon: +41 79 558 3650
Projektanfrage: